Les enregistrements

1) DEFINITION

Terme un peu barbare qui dit ce qu'il y a à dire pourtant puisqu'en effet il existe des documents qui servent à enregistrer des actions de la meme façon qu'on enregistre ses bagages à l'aéroport.

Aussi, les enregistrements tracent et qualifient une action dans un moment donné, particulier mais décisif pour le travail ou sa réalisation. Ils apportent la preuve de ce qui a été fait et nourrissent véritablement le système qualité auquel ils sont assujettis en informations déterminantes pour statuer sur le niveau de qualité atteint à certaines étapes de réalisation du produit ou de la prestation de service. On est "ok", on peut continuer...

Ces documents contiennent donc les informations clefs sur les activités effectuées et les résultats obtenus.

Ces informations et données forment de véritables verrous de fonctionnement qui statuent sur l'état du produit ou service prodigué en conformité avec l'état référence attendu.

Ce sont ces documents qui sont examinés à la loupe lors des différentes revues qualité : revue de processus, revue de direction et lors des audits. Non seulement ils contribuent à compléter utilement le système d'information, la communication et par la meme le système d'aide à la décision au sein de l'entreprise, mais aussi, ils démontrent que les décisions et actions qualité sont mises en oeuvre et respectées (ou pas ...).

Les enregistrements Les mots pour le dire. Pour dire que le travail effectivement réalisé est de qualité. Voilà en quoi réside la principale fonction des enregistrements dits de qualité.

2) CONTENU

Les enregistrements peuvent consister en :

- des procès verbaux
- un formulaire de vérification d'équipement conforme avant d'aller sur un chantier
- un bon de vente, un bon d'achat avec tout ce qui permet d'identifier le produit acheté avec ses références.
- un bon à tirer
etc ..., des documents qui existent déjà pour la plupart.

Ils sont essentiels Ils valident tout le travail réalisé. Sans eux point de salut ...

3) CONCEPTION

S'ils sont à créer, il importe en premier lieu de s'interroger sur :

- leur finalité, les besoins d'information à obtenir en amont pour une exhaustivité efficace, sachant que généralement les enregistrements se situent souvent en interface de processus. C'est-à-dire à des positions chanières qui font qu'un défaut d'information, ou une information fausse peut entrainer un dysfonctionnement et altérer la qualité du service à rendre ou du produit en cours de fabrication.

- leur circuit, en référence à l'analyse des processus de l'entreprise en lien avec ceux des parties prenantes pour une collecte précise des données et informations aux différents points de rencontre (interfaces).

- la nature des informations collectées, quelles données ? qualitatives, quantitatives ? quels indicateurs ? ceci afin de produire un document qui facilite par la suite son renseignement et éventuellement sa saisie (avec des cases pré-saisies pour la plupart, par exemple).

- leur destinataire : qui est le client intermédiaire, final de ce document ? Quelles sont ses attentes et comment y répondre avec pertinence et efficacité.

- leur utilisateur (ceux qui renseignent, ceux qui en intermédiaires sont amenés à le compléter avant leur destination finale). Il s'agit de prendre en considération les conditions dans lesquelles ces documents seront remplis (on raisonnera autrement s'il s'agit d'une saisie dans un camion que dans un bureau au calme...), le poste de travail et les compétences des personnes concernées afin de proposer un outil adapté et peu contraignant.
Qui les remplit selon quel délai qui n'entrave pas tout le reste du travail à faire, meme s'il est vivement recommandé de prendre le temps nécessaire pour s'y consacrer. Ces questions sont décisives pour fixer la forme du document en correspondance avec le fond qu'il requiert.

Lors de la conception du support, la phase de déploiment est capitale et doit etre cadrée et accompagnée pour un succès durable. Car c'est dans la durée que transparait le succès ou l'insuccès de cette démarche

4) LES ENREGISTREMENTS ET ISO 9001

La norme exige des preuves d'efficacité du système qualité mis en place.

Elle exige aussi des enregistrements :

- à certaines étapes clefs des processus d'achat, de conception, de fabrication, de vente et livraison de produits et services.
- lors d'actions spécifiquement liées au management (cf. formation).

Les enregistrements obligatoires selon la norme ISO 9001 : 2008 sont :

5.6.1  Compte rendu de revue de Direction  
6.2.2   Volet compétence (diplômes, attestations), sensibilisation et formation (attestation, évaluation d'efficacité d'acquisition de compétences ou / et connaissances nouvelles à l'issue de la formation et de façon différée).  
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   


Site IZOLAND

SITE SUR LA QUALITE Copyright JANVIER 2011