Les instructions

1) DE L'ORIGINE ET DE LEUR USAGE

Les instructions sont des documents de travail consultables chaque fois que nécessaire, selon les besoins du moment, en présence d'une problématique particulière, d'une difficulté ou d'un doute quant à la réalisation exacte de ce qu'il faut faire.

Elles consistent bien souvent en des documents qui détaillent des taches spécifiques sur lesquelles une attention particulière est requise, voire recommandée. Elles aident l'opérateur à bien executer ce qu'il a à faire du premier coup sans omissions ou erreurs possibles. L'incertitude est de fait, réduite au néant.
Elles organisent en effet le travail et l'organisation de ...ce travail pour une réalisation optimale de la tache qu'elles consacrent.

Elles découlent d'ailleurs souvent d' actions correctives ou préventives détectées grace au système qualité qu'elles alimentent et dont elles traduisent in fine la vitalité.

En effet, une "vieille" instruction qui persiste à exister encore , pourtant connue de tous, qui plus est, absolument pas exigée par le client ou des recommandations légales, n'induit pas une grande dynamique du système qualité, bien au contraire.

En cela, elles sont souvent temporaires, : un memo utile pour un travail conforme, ou pour aider à réaliser une tache nouvelle selon des préconisations spéciales ou inédites, ou suite à l'acquisition d'un équipement nouveau pour l'entreprise.
Quitte ensuite pour elles, une fois la méthode et séquencement de taches acquises, d'intégrer définitivement la sphère du savoir-faire de l'entreprise et donc de devenir obsolètes.

Elles peuvent également être consultées par un nouvel embauché, un intérimaire, un stagiaire, pour prendre rapidement et efficacement connaissance des modalités spécifiques de réalisation d'une tache, d'un produit, d'un service.

De toute évidence les instructions ont un intéret fonctionnel et revetent un caractère opérationnel précis.

Elles disent le quoi faire Et traduisent le savoir faire de l'entreprise ainsi que son savoir être. Elles expriment également son niveau d'organisation et les dimensions culturelles provilégiées...

2) DES SUPPORTS ADAPTES

L'intéret d'un support comme celui-ci est d'acquérir rapidement l'information souhaitée.

A la rigueur du premier coup d'oeil.

Aussi est-il important de :

- bien soigner sa présentation
- d'agencer son contenu à partir des résultats escomptés : une tache conforme, une réalisation effectuée dans un délai précis etc...

Adaptées à ses lecteurs (novices ou non), les instructions de travail peuvent être déservies sur des supports variés comme :

- des schémas simples et figuratifs
- des plans
- un montage photograpique,
- une bande dessinée,
- une séquence filmée.

Dès leur conception qui peut reprendre dans ses phases la méthode de rédaction d'une procédure, il faut penser à leur objectif et leur usage :

Objectifs déclinés à partir du but assigné au document qui sert de moyen non pas de finalité. Par exemple, à l'aide de ce support, son utilisateur est apte à réaliser telle tache sans se tromper une seule fois.

Usage : par exemple; sur quels plans de travail vont -elles etre utilisées ?
Sélectionner le cas échéant un format approprié assorti d'un mode de protection adapté (cf. modes opératoires relatifs à la désinfection et nettoyage d'une zone ou équipement spécifique en cuisine).

Pour bien les modaliser et leur donner une fonctionalité optimale, il importe de :

- préférer un mode visuel allégé de textes,
- se soucier de la sensibilité de l'entreprise envers les supports (une culture de l'écrit ? de l'orale ?).
- caractériser ses modes de fonctionnement des futurs utilisateurs "premiers clients" de ces documents.

De plus ces documents peuvent ensuite utiliment être repris pour des sessions de formation initiales ou de recyclage.


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