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Définition d'un ERP ?

Le terme ERP est un acronyme qui signifie Enterprise Resources Planning. Son concept découle de la méthode MRP (Manufacturing Resources Planning), essentiellement utilisée en gestion industrielle et gestion de production.

L'ERP est un système d'intégration informatique de l'entreprise. Il repose sur un " progiciel intégré " paramétrable et désigne le système de gestion intégrée et étendue de l'entreprise.

Ainsi, il intègre toute information saisie et en permet la circulation, ainsi que la gestion et l'analyse. Fondé sur un ensemble unique de base de données qui peut couvrir la majorité des besoins d'affaires de l'entreprise, l'ERP offre une gamme étendue de gestion intégrée :

  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des ressources financières
  • Gestion de la production
  • Gestion des ventes et de la distribution.

    Ainsi l'ERP s'établit en fonction des processus de l'organisation à partir desquels s'effectue le paramétrage. De fait, l'ERP réside en l'informatisation et l'intégration des processus opérationnels (de réalisation selon la norme ISO version 2000) et des processus de support de l'organisme.

    Les bénéfices d'un ERP

    l'ERP est à considérer dans sa dimension de levier. Il contribue à certaines améliorations dans l'entreprise. Aussi son implantation répond à des objectifs de valeur ajoutée dans les domaines suivants :

     

  • objectif économique :

 

  • réduction des coûts de maintenance par l'automatisation des tâches,
  • réduction des inventaires.
  • Identification et quantification des bénéfices
  • Réduction des coûts des matières premières
  • En comptabilité : réduction de la période de fermeture de 80 %
  • Réduction des côûts administratifs de 3.5 % à 1.8 % des ventes.

 

  • objectifs organisationnels :

     

    • Réduction des délais de traitement ou d'acheminement des flux d'information dans l'entreprise.
    • Amélioration des processus.
    • Accroissement de l'agilité de l'entreprise : en faire plus avec moins (données qualifiées).

     

  • objectifs humains : touche alors des aspects variés, comme l'activité et la performance individuelle des personnels concernées

     

    Les bénéfices globaux sont les suivants :

     

  • Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées. Il existe ainsi par exemple une seule base client pour les fonctions commerciales et de facturation, dont l'intérêt réside dans la garantie d'absence d'incohérences et la suppression des saisies redondantes.
  • Garantie de la qualité des informations : à date => les flux sont liés avec une économie réelle.
  • Intégration des flux dans l'entreprise étendue, ce qui permet l'accès des ERP par des utilisateurs mobiles et des partenaires externes (via Internet et Extranet) => partage d'informations au sein de communautés.
  • Système d'informations en temps réel comme support aux décisions d'affaires. Disparition des problèmes de synchronisation des données qui permet une gestion des budgets avec contrôle en temps réel des engagements.
  • Efforts de l'entreprise focalisés sur la réalisation des opportunités plutôt que de déterminer qui a information véridique.
  • Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par l'ERP.

     

    Avant l'ERP

    Après l'ERP

    Périmètre d'intervention des ERP

     

    Les outils ERP représentent un grand intérêt,

  • Unification des bases de données de l'entreprise en un référentiel unique.
  • Ils présentent souvent une pléthore de fonctions (qui peut d'ailleurs occasionner une certaine lourdeur lors des opérations de paramétrage),
  • Réponse aux besoins des secteurs verticaux ou à des fonctions particulières.

     

    Implantation d'un ERP

    1/ Préparation de l'introduction d'un ERP

     

    L'ERP représente un défi organisationnel qui doit être soigneusement préparé. Il faut définir au préalable le " Business Case " et l'impact du projet sur ces tous les plans.

     

  • Définir clairement et formuler les objectifs du projet : cahier des charges, spécifications générales.
  • Définir des indices de performance pour les bénéfices identifiés et mesurer ces indices de performance avant, pendant et après l'implantation.
  • Sensibiliser l'attention de tous les acteurs - Direction Générale, management intermédiaire, responsables opérationnels. Dans les projets ERP, il est particulièrement important que tous les acteurs de l'entreprise soient concernés et collaborent dans la démarche.
  • Définir la stratégie d'intégration des outils dans une perspective évolutive, ie un environnement économique qui se modifie. S'interroger sur la valeur ajoutée du processus cible.
  • Sur le plan fonctionnel, bien considérer les importantes mutations qui interviennent avec Internet dans les métiers des utilisateurs des ERP. Leurs tâches de gestion, par exemple en matière d'organisation de ventes ou d'achats, peuvent s'en trouver modifiées.
  • Adopter une vue globale moteur à innover tout en restant prudent et réaliste.
  • Focaliser sur la ré-ingénierie des processus (Business Process Reengineering ou BPR) avec analyse de la performance, benchmarking....
  • S'assurer que la construction et l'implantation s'effectue sur la base d'un système d'information pérenne, solide et intégré. C'est un allègement important pour la gestion des applications, leur maintenance et leur mise à niveau.
  • Gérer les attentes vis à vis des utilisateurs ne pas augurer un système idéal. Penser que l'implantation d'un ERP implique souvent une perte de fonctionnalité de l'usager au profit d'un gain de productivité de l'entreprise.
  • Planifier

    2/ Organisation,

     

    - Cadre de l'intervention

     

    Méthodologie d'implantation de qualité éprouvée avec des fonctionnalités éprouvées.

    Gestion de projet :

  • Suivi des échéances planifiées
  • Suivi des budgets
  • Suivi de l'envergure du projet / périmètre initial défini
  • Résolution des enjeux et des dysfonctionnements

    Phase audit

  • Audits documentaires : afin d'évaluer l'existant et estimer les besoins dans la création, modification de formulaires, d'imprimés dans l'ERP
  • Audits processus, activités : processus de support et proccessus métier (au sens normatifs du terme)

    Equipe de projet dédiée et qualifiée

  • Disponibilité des ressources internes
  • Equipe de projet interne et externe
  • Disponibilité et pilotage
  • Revue de projet régulier : état d'avancement
  • Identification des scénarios et tests
  • Plate forme technologique
  • Formation des usagers : process, utilisation de l'approche " train the trainer "

     

    - Nature de l'intervention

     

    Approche processus : modélisation et normalisation des processus et du système d'information. Interface processus dans la chaîne : vente -> achat -> production -> comptabilité.

    Questionnement de tous les processus affaires :

  • Valeur ajoutée du processus ?
  • Pourquoi ce processus est-il exécuté de cette manière ?
  • Qui possède l'information pour exécuter efficacement ce processus ?

     

    Qualification et conversion des données d'entrée et de sortie avant :

  • identification, qualification et le cas échéant nettoyage ou simplification préalable des bases à intégrer avant leur conversion et leur reprise dans le progiciel.
  • Etablissement de tables de correspondnaces entre les anciennes et nouvelles données

    Ne pas forcement tout focaliser sur la solution technologique

    Suivi des développements

    Planifier et procéder aux tests :

    Test :

  • tests techniques : conversion, migration des données, tests de back-up et restore, tests de recouvrement en cas de désastre.
  • Tests fonctionnels : tests de processus, tests de formation, tests unitaires et intégrés, tests de validation.

    Gestion du changement : " personne ne résiste au changement, nous résistons tous à la méthode du changement ".

    L'erp occasionne un changement certain dans les rôles des usagers ; dès lors, il s'agit de maîtriser la communication et susciter consultation et rétroaction selon la roue de Deming.

    = > Résultat escomptés = retours sur investissement de moins de 3 mois

    3/ paramétrage

     

    Lors de l'installation d'un ERP, il peut s'avérer nécessaire d'associer et de faire fonctionner ensemble le prociciel et des logiciels annexes de différents éditeurs, ou de développer des modules ou des passerelles spécifiques.

     

    Cette activité présuppose :

  • des compétences en gestion,
  • des savoir-faire techniques particuliers à l'outil ERP considéré (comme le langage Abap pour SAP).
  • Connaissance des processus et leur maîtrise, ainsi que de la documentation associée.
  • une maîtrise approfondie des techniques informatiques récentes, notamment le développement objet et les architectures sur Internet

     

    Paramétrage :

    Exemple dans la mise en place d'un ERP dans la Gestion des ressources financières : qualification des données :

  • Plan de compte
  • Etapes du process / métiers
  • Etapes transversaux
  • Natures de dépenses
  • Articles génériques
  • Personnel
  • Banques
  • Fournisseurs
  • Clients
  • Acheteurs habilités
  • Dossiers ou affaires
  • ... selon besoins et objectifs

    Paramétrage profils utilisateurs : accès contrôlé, liste des habilitations (saisie, lecture, validation des données => autorisation pour approuver une transaction). Cela implique un contrôle accru qui n'est pas sans poser aux intégrateurs de systèmes de redoutables problèmes de complexité et de sécurisation.

    Interface avec les autres logiciels de traitement, de saisie, de reporting, d'impression pré-formatée de données

    Epuration périodique des données

    4/ Accompagnement du changement

     

    La mise en place d'un ERP suppose une :

     

  • Réorganisation des processus vitaux et opérationnels: La modification d'un processus vital d'une organisation se répercute en général par des transformations : modification de logiciels, nouvel ordonnancement (" workflow ") pour les tâches de gestion nécessaires, pour les documents en circulation, etc. Il importe d'en mesurer l'importance, l'ampleur et les répercutions au quotidien.

 

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