4.4.5 Maîtrise de la documentation

Texte de la norme

Les documents requis par le système de management environnemental et la présente Norme internationale doivent être maîtrisés.

Les enregistrements sont un type spécifique de document et doivent être maîtrisés conformément aux exigences données en 4.5.4.

L’organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une (ou plusieurs) procédure(s) pour

a) approuver les documents quant à leur adéquation, avant leur diffusion,

b) passer en revue, mettre à jour lorsque nécessaire et réapprouver les documents,

c) s'assurer que les modifications et le statut de la révision en cours des documents sont identifiés,

d) s'assurer que les versions pertinentes des documents applicables sont disponibles aux points d'utilisation,

e) s'assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables,

f) s'assurer que les documents d'origine externe définis par l'organisme comme étant nécessaires pour la planification et pour le fonctionnement du système de management environnemental sont identifiés et leur diffusion maîtrisée, et

g) prévenir l'usage involontaire de documents obsolètes et les identifier de façon appropriée s'ils sont conservés pour une raison quelconque.



Analyse et action

ANALYSE:

Nous trouvons ici tout ce qui doit être mis en oeuvre pour une maîtrise complète des documents. Ces exigences ressemblent à celles qui sont édictées dans la norme ISO 9001.

Cependant deux points supplémentaires sont précisés qu'on ne retrouve pas dans ISO 9001 :
- la double approbation ("réapprouver") des documents :afin d'assurer la cohérence avec le quotidien (la plupart des documents sont en effet accès sur l'opérationnel auquel ils doivent s'accorder) et l'activité de l'entreprise.
- le choix de l'endroit de diffusion qui concernent les "points d'utilisation", c'est-à-dire les lieux où le travail s'effectue. A ce titre, la notion d'efficacité est à démontrer.

Les exigences de ce chapitre résident en des mises en garde et dispositifs à adopter pour garantir l'exploitation de documents fiables et exhaustifs.

Ainsi, les documents doivent :
- être lisibles
- datés (date de création, date de version)
- identifiables
- tenus à jour
- être signés
- archivés

Attention de n’écrire que le strict nécessaire pour limiter le nombre de procédures.

ACTIONS :

1) Définir
le dispositif documentaire dédié au SME (voir étape 4.4.4), précédure, modes opératoires, instructions et en définir les caractéristiques.

2) Prévoir les modalités efficace de création, modification, suppression, diffusion et archivage à exprimer au travers d'un écrit (procédure de Maîtrise de la documentation et docmuents associés).
=> Outil :procédure, logigramme.



Ecarts recensés

Sur ces chapitres les principaux écarts touchent la maîtrise des enregistrements, la mise à jour de la documentation et les conditions d'archivage.

Source AFAQ