Organiser le projet de la démarche qualité

SOMMAIRE

1/ PROCEDER METHODIQUEMENT

2/ PHASER LE PROJET

3/ PLANIFIER LES ETAPES

4/ GERER LES ALEAS

5/ ORGANISER DES REVUES DU PROJET

6/ GERER LES COUTS7/ NOMMER UN RESPONSABLE QUALITE



La planification Présentée comme un instrument d'action, de cohérence et de motivation, la planification est un processus à partir duquel l'entreprise analyse son environnement, ses propres potentialistés et choisit une stratégie à la lumière des objectifs qu'elle s'est fixés pour définir les moyens financiers, humains et matériels à mettre en oeuvre dans les années à venir.

Une Démarche qualité touche au coeur de l’organisation. Il s'agit de passer d’une situation actuelle "A" à une situation souhaitée et préalablement défnie "B" (objectifs).

C'est donc une action structurée, qui oeuvre sur des aspects spécifiques et réunit des acteurs différents au sein de la collectivité. Plusieurs dimensions de l’entreprise sont sollicitées et son exercice s’étale dans la durée. La vigilance s'impose donc.

Aussi, on travaille avec des règles strictes, un enchaînement séquencé et prévu des étapes du projet et une communication continue.


1/ PROCEDER METHODIQUEMENT

Il existe de très nombreuses formes de projet.

Ce qui est important c’est de repérer la différence entre :

- la logique de processus, qui suppose un mode de travail remis en œuvre à intervalles réguliers,
- la logique de projet qui repose sur un aboutissement

Une démarche a par nature une finalité.
Elle se caractérise par :

- un (ou plusieurs) objectif(s) à atteindre, avec des contraintes associées (rentabilité, délais, coûts…)
- un plan d’action (la méthode et les phases essentielles pour atteindre l’objectif)
- des moyens (humains, matériel, infrastructure…)
- un système de suivi d’avancement (gestion et pilotage)

La première règle de bonne gestion d’un projet consiste à respecter en permanence l’articulation entre :

- les objectifs
- la méthode (représentée par le plan d’action)
- les moyens
- le contrôle et l’amélioration.

Cette règle s’applique aussi bien à l’ensemble du projet comme à chacune de ses phases. La méthode n’a de sens que par rapport aux objectifs recherchés et les moyens ne peuvent être déterminés avec efficacité que lorsque la méthode aura été définie.

Le contrôle et l’amélioration permettent de gérer et piloter le projet.

La méthodologie de gestion de projet repose sur l'articultaion entre un début, un déroulement et une fin et suppose par conséquent :

- un état des lieux
- des préconisations
- une planification :
* étapes - contenu des étapes
* les acteurs
* les moyens
* des délais
- un système de suivi d’avancement
* bilans intermédiaires et final
- avec ou sans comité de pilotage
- avec ou sans formation

2/ CADRER LE PROJET

Le phasage est essentiel. Il révèle, par sa conception, la manière de travailler du chef de projet et sa capacité à maîtriser la méthodologie.

Selon les objectifs recherchés on peut identifier plusieurs cycles de travail comme par exemple :

- Etude de faisabilité
- Définition des fonctions attendues du dispositif qualité à mettre en oeuvre
- Vérification du dispositif créé : audits
- Validation
- Suivi et bilan


ou encore :

- Etat des lieux: diagnostic
- Identification de la situation cible : choix du référentiel de la norme ou toute autre référence (exigences propres ou imposées).
- Analyse des causes d’écart
- Recherche de solutions aux causes
- Test de ces solutions
- Bilan, amélioration
- Généralisation


L'essentiel est de ne pas monter à cette étape une usine à gaz et se perdre dans une planification compliquée. Faisons simple.

3/ PLANIFIER LES ETAPES

Souvent utile mais toujours difficile à manipuler le PERT (Programm Evaluation and Revue Technique) reste un des outils les plus puissants pour programmer et suivre un projet. Cet outil fait l’objet d’une littérature abondante et détaillée. on peut simplement lui préférer un GANTT ou une planification "maison" dans laquelle on se sent bien et qui vaut toutes les méthodes dans la mesure où elle circonscrit tout le projet, c'est-à-dire :

- Lister toutes les tâches à réaliser
- Les classer dans l’ordre de réalisation
- Tracer un diagramme des enchaînements
- Identifier les temps nécessaires à chaque tâche
Le cas échéant identifier le «chemin critique»


On peut simplement lister les tâches, les prioriser, inscire les personnes ou fonctions responsables et à la rigueur définir le délai acceptable (négociable) et le cout (pour rester dans sa ligne budgétaire). En fin de compte, la norme ne demande que ça.

Soit par exemple, à titre indicatif :

1) Planification du projet / cadrage
2) Choix d’un Responsable du management de la Qualité
3) Séminaire de la Direction
4) Travail sur les processus
5) Analyse des processus en Groupe
6) Architecture documentaire
7) Validation des processus
8) Formation / sensibilisation du personnel
9) Mise en place des revues de Direction
10) Déploiement des processus
11) Mise en place des moyens d’amélioration continue du SMQ
12) Audit à blanc
13) Actions correctives finales
14) Audit de certification
15) Amélioration continue du SMQ

4/ GERER LES ALEAS

Il s'agit de se donner les moyens de les repérer dès les phases amont du projet afin de :

- savoir réagir avant que la situation ne s’aggrave
- rendre compte et suggérer la prise de décisions au bon niveau
- mettre chacun face à ses responsabilités

5/ ORGANISER DES REVUES DU PROJET

Manager un projet c'est quoi ?

C’est le gérer et le conduire.

- Conduire
un projet c’est diriger, décider, assurer la manoeuvre, entraîner, motiver. Il s'agit, pour le chef de projet, en l'occurrence, dans le meilleur des cas, le chef d'entreprise ou un membre de la direction de prendre en charge l’ensemble des phases opérationnelles :

* Identifier et comprendre les objectifs
* Construire le scénario
* Rassembler les ressources
* Orchestrer le déroulement des actions
* Contourner les obstacles


les outils de pilotage :

* son savoir faire d’animateur et de manager,
* les outils de planification
* les procédures,
* l’organisation de réunions,
* les audits


- Gérer un projet c’est assurer l’existant, le traiter du point de vue organisationnel et administrer. Il s'agit donc de:

* Définir un ensemble de moyens pour suivre l’avancement du projet
* Mettre en œuvre ces moyens de manière rigoureuse et systématique
* Pouvoir en rendre compte à tout moment


les outils de gestion :

* le dossier de suivi de projet
* le système information
* les indicateurs et tableaux de bord
* la comptabilité et le contrôle de gestion
* les procédures de contrôle...


La gestion de projet repose sur des phases de décision et des phases de revue de projet.

Chacune des revues doit être identifiée en ce qui concerne :

- ses participants,
- son objet,
- son contenu,
- les dates de réalisation si cela est possible,
- la traçabilité (compte rendus)...


On distingue les revues de décision, qui ont pour objet de fixer les conditions de réalisation d’une opération et se situent en amont,les revues de projet qui ont pour objet de vérifier l’avancement de l’opération et se situent en aval.
Une même revue peut avoir plusieurs objets différents (revue de projet de l’étape n et revue de décision sur l’étape n+1).

* revue des objectifs
* revue du plan de développement
* revues des données entrée / sortie
* jalons d’avancement et d’engagement
* bilans …

6/ GERER LES COUTS

Les coûts générés par un projet ne sont de loin pas ceux qui ont été dépensés.
En effet, dès les phases amont, les choix qui ont été faits deviennent peu à peu irréversibles et les coûts induits par ces choix sont déjà engagés bien avant l’affectation budgétaire.

A titre d’exemple on peut rappeler que l’analyse des coûts doit prendre en compte non seulement le coût d’acquisition des moyens mais surtout les coûts d’utilisation, qui ne se verront qu’a posteriori.

Le chef de projet doit identifier le coût global en fonctionnement en prenant en particulier en compte les dépenses liées à l’exploitation, à l’environnement, ..., ainsi que les risques liés à l’utilisation du produit acheté.

Ce calcul de risques peut se faire sur la base d’outils d’analyse de la criticité.

7/ NOMMER UN RESPONSABLE QUALITE

Il est l’ambassadeur du client. II a pour mission de mettre en place, tenir à jour et faire évoluer un système de management de la qualité et entretenir la dynamique qualité.

- Quels sont les requis nécessaires à un Responsable qualité pour mener à bien sa mission ?

le responsable qualité doit être sensibilisé à la notion de qualité et management de la qualité (logique et principe)…
Il doit connaître la norme ISO 9001 soit:
*sa philosophie
*ses exigences

Il doit connaître également la structure des différents référentiels ISO.

Il lui est nécessaire de disposer des notions essentielles :
* sur les fondements de la qualité : concepts, hommes, démarche, organisation, modèles, certification…
* sur la notion de système qualité : la base, le vocabulaire, les fonctions qualité, le système de management de la qualité
* sur les normes ISO 9000…lecture, identification des points sensibles…


- Quelles sont ses principales missions ?

Il s’inscrit dans la stratégie qualité fixée par la Direction :
* l’engagement de la Direction
* les objectifs à décliner


Il anime de la déclinaison des objectifs qualité au sein des différents services.

Il possède une visibilité sur le système documentaire élaboré en partie et faire le parallèle avec la norme ISO 9000
* ce qui a été écrit
* ce qui manque
* le mode de gestion des documents…


Il doit être en mesure de reprendre, de faire vivre et faire évoluer le plan d’actions rédactionnel et de piloter le déploiement du plan d’actions opérationnel :
* la mise en place d’outils de suivi
* l’animation de groupe de travail…


Le responsable qualité possède une visibilité sur les actions immédiates à mettre en place pour
* la maîrise des processus métiers,
*les processus d’animation du SMQ,
*les processus d’amélioration permanente,
*les processus d’écoute client…

en définir le manquant (maîtrise des fournisseurs et partenaires, satisfaction client, formation, amélioration, planification…).

Il doit être en mesure de déclencher le cycle de vie du SMQ (mise en application des procédures…) et d’animer les évolutions à apporter sur le système de management de la qualité et de son amélioration…

Enfin, il doit être en mesure d’appréhender les audits :
* internes
* audit de certification


Le responsble qualité doit être prêt à répondre aux questions de l’auditeur.

Le responsable qualité ... élabore une stratégie qualité pour l’entreprise cohérente avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. consolide le plan d’actions Qualité au niveau de l’entreprise et s’assure de sa cohérence avec les objectifs opérationnels de l’entreprise assure le suivi du projet gère le système documentaire et sa mise en place analyse les résultats et en rend compte à la Direction prépare et anime les réunions thématiques qualité assiste les opérationnels et développe un état d’esprit approprié présente le système Qualité aux auditeurs représente l’Entreprise à l’extérieur, auprès des clients et institutions…