Processus achat

SOMMAIRE

1/ les leviers du processus

2/ les besoins à clarifier

3/ le processus achat en lui meme

4/ les risques associés à cette activité

5/ Les exigences ISO

6/ Ce qu'en dit Ishikawa ...



chapitre 7.4.1 Pour résumer, les exigences de la norme en matière de maîtrise des achats portent sur : - l'évaluation et le suivi des fournisseurs et sous-traitants (internes et/ ou externes) dont les services ou produits peuvent avoir une incidence sur la satisfaction du client envers ses exigences ou sur l'efficacité de l'organisation. - les critères de choix et les conditions de suivi de ces partenaires qui doivent être définis. - la passation de commande à ces partenaires, les exigences vis à vis des fournisseurs doivent être clairement exprimés de façon à garantir que le produit livré est conforme à ce que l'on attend. - le contrôle du produit ou service acheté avant usage.

Introduction

La démarche qualité structure l'organisation. Elle permet à chacun de savoir où en est. En cela, elle contribue à augmenter l'aptitude à maîtriser ce qui est fait pour une efficacité accrue. Cela vaut pour le service à rendre et le produit à réaliser comme pour l'acte d'achat.

Quels sont les leviers de l'achat ? le prix n'est en effet plus l'unique critère. Il pêut etre considéré la qualité des produits, les délais, la flexibilité dans les livraisons, les services annexes et la présence commerciale. Outre la volonté de faire travailler selon le principe gagnant- gagnant, il importe de maîtriser les achats pour garantir la correspondance entre les attentes de l'achat et l'achat réalisé.


QUELS SONT LES LEVIERS DE L'ACHAT ?



Une expression précise et fonctionnelle du besoin 


Une globalisation / concentration des besoins 
- spécifications affinées
- réduction des exigences logistiques
- standardisation du besoin  


- regroupement des produits et des prestations

- réduction du nombre de fournisseurs

- globalisation sur une période donnée, le marché

- mise en place de partenariats  


L'objectif étant de réduire le coût global => moins de fournisseurs => mais des partenaires



Une mise en concurrence active : 


Un Etalonnage précis : 


- recherche de nouveaux fournisseurs

- homologation de nouveaux fournisseurs  
- Historique (traçabilité)
- connaissance structure des coûts.  


LE DEMANDEUR


LE PROCESSUS ACHAT

Attention, il n'existe pas d'étapes standards auxquelles il faut se conformer. A chacun selon ses étapes pourrait-on dire ! Celles qui suivent ici ne sont indiquées qu'à titre indicatif.

1) Apparition du besoin
2) définition du besoin

La demande d'achat se caractérise généralement selon les cas par :

- les coordonnées de l'acheteur
- le Cahier des charges contenant le descriptif du besoin, ses caractéristiques, spécifications, performances attendues (avec tolérances), plans, nomenclatures, croquis
- quantités
- éléments Budgetaires
- délai de rigueur (+ échelonnement si cadencement)
- Conditionnement
- Conditions de maintenance
- Contingences réglementaires

Pour aider à la formalisation d'un besoin et ainsi contribuer à une recherche des informations nécessaires à la bonne prise de commande, on évoque les quatre dimensions d'un besoin qui sont :

Les dimensions du besoin d'achat



Spécifications techniques

 


- description du produit

- destination du produit

- conditions d'utilisation

- conditionnement

- ...  


Cout / prix

 


- Prix : ferme ? ou révisable ?

- Port compris ?

- Assurance comprise ?  


Délais 


- de livraison

- de paiement

- astreintes ?

- pénalités de retard ? ...  


Comportements 
- Transports
- conditions de réception
- aspects juridiques
- formation
- maintenance
- compétences particulières des opérateurs ?
- assistance à la mise en route  


3) Traitement de la demande d'achat (ou de réapprovisionnement)

4) Demande d'offre :

- Recherche de fournisseurs potentiels

- Présélection des fournisseurs (pour en savoir plus)

- Envoi des consultations

- Suivi

5) Dépouillement des offres et sélection

6) Prise de contact avec le fournisseur
; mise au point technique et commerciale

7) Négociation

8) Etablissement de la commande

9) Confirmation du fournisseur

10) Vérification de l'accusé de réception

11) Suivi de la commande et gestion des relances

12) Réception et contrôle

13) Traitement de la facturation

14) Règlement

15) Suivi des litiges

16) Evaluation

LES RISQUES

L'analyse des processus, en l'occurrence de l'achat passe nécessairement par une analyse préalable des risques qui peut comporter les éléments suivants



Nature des risques 


Risques engendrés 


Risques financiers 


Coût total de l'achat

Change  


Risques techniques internes  


Qualité du produit

Constance de la qualité

Compatibilité avec l'outil de production

Risques de conception (cahier des charges)

Compatibilités des moyens de conception  


Risques de service 


Besoin en assistance technique

Possibilités d'essais

Formation du personnel

SAV

Transfert d'expérience  


Risques de livraisons 


Ponctualité

Rapidité d'exécution  


Risques liés au fournisseur 


Dépendance éventuelle

Confidentialité des informations

Capacité d'adaptation requise

Accès à l'innovation  


LE PROCESSUS ACHAT ET ISO 9001 v 2008

"L'organisme doit assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d'achat spécifiées. Le type et l'étendue de la maîtrise appliquée au fournisseur et au produit acheté doivent dépendre de l'incidence du produit acheté sur la réalisation ultérieure du produit ou sur le produit final.

L'organisme doit évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir un produit conforme aux exigences de l'organisme. Les critères de sélection, d'évaluation et de réévaluation doivent être établis. Les enregistrements des résultats des évaluations et de toutes les actions nécessaires résultant de l'évaluation doivent être conservés (voir 4.2.4)
."

Il s'agit pour l'entreprise de prendre des dispositions pour s'assurer que les produits achetés qui interfèrent sur la qualité du produit fini sont conformes.

Pour cela, un moyen est exigé : l'évaluation amont, aval des fournisseurs.

Ces moyens portent en effet sur une évaluation : Initiale des fournisseurs sur leur capacité et aptitude à répondre aux exigences de l'entreprise et du produit acheté.

Continue relatif à ces mêmes capacités et aptitudes par rapport à la fourniture des produits achetés Par ailleurs, l'entreprise doit sélectionner les fournisseurs sur des critères qui sont à préciser (ex : niveau de qualité requis, prix, critères de performance, échelle de délais, …).

De plus, afin d'induire un partenariat efficient entre l'acheteur et l'entreprise, les informations relatives au produit acheté doivent être précisées et communiquées devant comprendre tous les éléments nécessaires pour que le fournisseur puisse réaliser le produit (ex : spécifications techniques, normes de références, plans, nomenclature, exigences qualité, délai, système qualité, plan qualité).

7.4.2 Informations relatives aux achats

Ce que dit la norme :

"Les informations relatives aux achats doivent décrire le produit à acheter, y compris selon le cas :
- les exigences pour l'approbation du produit, des procédures, des processus et des équipements,
- les exigences pour la qualification du personnel,
- les exigences relatives au système de management de la qualité.

L'organisme doit assurer l'adéquation des exigences d'achat spécifiées avant de les communiquer au fournisseur"

Il s'agit de définir correctement le produit ou le service que l'on veut acheter en adéquation avec les besoins de l'organisme. Cette définition s'effectue selon, la typologie de produits achetés,

les risques encourus pour les produits achetés, Par ailleurs l'entreprise doit préciser les exigences relatives :aux contrôles par le fournisseur, par l'organisme, les procédures et processus que les deux parties vont mettre en place pour assurer la conformité du produit acheté,

aux qualifications (habilitation) du personnel réalisant le produit ou effectuant le contrôle,

au système de management de la qualité par référence aux exigences ISO 9001. 7.4.3 Vérification du produit acheté

"L'organisme doit établir et mettre en œuvre le contrôle ou autres activités nécessaires pour assurer que le produit acheté satisfait aux exigences d'achat spécifiées.

Lorsque l'organisme ou son client a l'intention d'effectuer des vérifications chez le fournisseur, l'organisme doit faire état, dans les informations relatives aux achats, des dispositions pour la vérification et des modalités de libération du produit prévues."

ici il s'agit de s'assurer que ce qui est acheté qui influe sur la qualité est conforme aux exigences pré-définies dans la commande passée aux fournisseurs et sous-traitants.

Cette vérification peut se faire à la réception des produits, ou chez le fournisseur dans ce cas, il importe de spécifier dans les données d'achat les règles et méthodes d'acceptation des produits à contrôler.


ISHIKAWA ET LE PROCESSUS ACHAT

Selon ISHIKAWA, les relations acheteur vendeur doivent être fondées sur la confiance, la coopération, la prospérité commune et la responsabilité sociale des entreprises selon les principes suivants :

1 L'acheteur et le vendeur doivent connaître mutuellement le système de gestion de la qualité du partenaire et coopérer à cette gestion.

2 L'acheteur et le vendeur doivent respecter l'autonomie de l'entreprise partenaire.

3 L'acheteur doit donner les informations nécessaires pour définir chaque produit ou fourniture de façon précise.

4 L'acheteur et le vendeur doivent rédiger un contrat rationnel au début de leurs relations commerciales concernant la qualité, le prix, le délai et les conditions de paiement.

5 Le vendeur doit assurer la qualité satisfaisant à l'utilisateur par l'acheteur des produits fournis et doit fournir au besoin des données objectives pour le prouver.

6 L'acheteur et le vendeur doivent définir lors du contrat les méthodes d'appréciation de la qualité satisfaisant les deux parties.

7 L'acheteur et le vendeur doivent déterminer dès le contrat la méthode et la procédure auxquelles recourir pour résoudre d'éventuels contentieux entre les deux parties.

8 L'acheteur et le vendeur doivent échanger des informations pour la gestion de la qualité à effectuer dans chacune des entreprises, et cela en se mettant à la place du partenaire.

9 L'acheteur et le vendeur doivent à tout moment être conscients des intérêts des consommateurs finaux.